Kế toán thực sự là nghề đòi hỏi phải nắm bắt được cả các quy định về hóa đơn, về xử lý vi phạm, về các nghiệp vụ xử lý sai sót, các lỗi có thể xảy ra như: lỗi không nộp được thuế điện tử, lỗi itaxviewer không đọc được file XML, lỗi không nộp được báo cáo tài chính…. Chính vì vậy, kế toán được xem là công việc cao cả, đòi hỏi người làm nghề phải có kiến thức chuyên sâu, ham học hỏi. Hiện tại, thời hạn bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử đang đến gần, đây cũng là thời điểm các kế toán cần phải nạp cho mình những quy định mới, những điều cần biết về hóa đơn. Để giúp kế toán nắm được một số quy định cơ bản về hóa đơn điện tử, trong bài viết này thống kê một số điều cần biết khi tiến hành lập hóa đơn điện tử.

Quy định về chữ ký người mua trên hóa đơn điện tử

Theo quy định, một hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp bắt buộc phải có chữ ký của bên bán. Như vậy, đồng nghĩa với việc, nếu bên mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa công ty với người mua như các hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu, hồ sơ chứng từ khác thì công ty sẽ tiến hành lập hóa đơn cho người mua theo quy định mà không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

Quy định về việc lập hóa đơn điện tử có số dòng nhiều hơn một trang

Trong trường hợp doanh nghiệp cần chuyển đổi hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy nếu mà số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn thì doanh nghiệp cần thực hiện tương tự trường hợp sử dụng hóa đơn tự in và việc lập, in hóa đơn được thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn.

Cụ thể, doanh nghiệp được thể hiện hóa đơn điện tử nhiều hơn một trang nếu phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị cùng số hóa đơn như của trang đầu; cùng các nội dung như: tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, người bán, mẫu, ký hiệu….

Quy định mới nhất về định dạng hóa đơn điện tử

Theo quy định tại khoản 1, điều 5, Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định: định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ việc truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin.

5 BƯỚC TRONG QUY TRÌNH XUẤT HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ RA HÓA ĐƠN GIẤY

NHỮNG ĐỐI NÀO TƯỢNG ĐƯỢC GIA HẠN KÊ KHAI NỘP THUẾ, TIỀN THUẾ ĐẤT? 

Như vậy, trên đây là 03 điều cần biết khi kế toán thực hiện lập hóa đơn điện tử. Việc lập hóa đơn điện tử là công việc vô cùng quan trọng, chính vì vậy, ngoài những quy định trên, kế toán cần phải nắm rõ các quy định về nội dung trên hóa đơn điện tử, các tiêu thức bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử để có thể triển khai sử dụng một cách tốt nhất.

Một trong những lưu ý quan trọng khác mà các kế toán cần lưu ý đó chính là thời hạn bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử là ngày 01/11/2020 chứ không phải là ngày 01/07/2022. Việc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử sớm sẽ mang đến nhiều lợi ích vượt trội cho các doanh nghiệp, chính vì vậy, đây là thời điểm vàng cho các doanh nghiệp tiến hành chuyển đổi.