5 bước trong quy trình xuất hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy

Giống như hủy hóa đơn điện tử, xuất hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy cũng chính là một trong những nghiệp vụ quan trọng mà bất cứ kế toán nào cũng cần phải nắm rõ để việc triển khai thực hiện công việc được tốt nhất. Cùng tìm hiểu 5 bước trong quy trình xuất hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy trong bài viết dưới đây.

Theo thống kê, hiện nay trên thị trường đã có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử, chính vì vậy mà đặc thù của từng phần mềm hóa đơn điện tử sẽ khác nhau, việc xuất hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy chính vì thế mà cũng có những thao tác cụ thể rất khác nhau. Tuy nhiên, sẽ có một quy trình chung cho việc xuất hóa đơn điện tử để các doanh nghiệp có thể nắm rõ.

Quy trình xuất hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy gồm 5 bước

Quy trình xuất háo đơn điện tử ra hóa đơn giấy sẽ tiến hành theo 05 bước cụ thể như sau:

Bước 1: Cá nhân/doanh nghiệp tiến hành truy cập đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử đã được cài đặt.

Bước 2: Tiến hành lựa chọn chức năng “In chuyển đổi” hóa đơn.

Bước 3: Tiến hành nhập mã hóa đơn cần chuyển đổi.

Bước 4: Thực hiện thao tác kết xuất in hóa đơn từ thiết bị điện tử được kết nối bằng cách click vào nút “In chuyển đổi”.

Bước 5: Nhận hóa đơn điện tử dưới dạng hóa đơn giấy từ máy in, ký và đóng dấu để đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn

Khi xuất hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy, các hóa đơn này chưa có giá trị pháp lý, để hóa đơn có giá trị pháp lý thì buộc người đại diện chịu trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp phải ký tên và đóng dấu của doanh nghiệp. Chữ ký và dấu của doanh nghiệp là căn cứ để xác nhận hóa đơn có giá trị, việc mua bán là thật và không giả mạo.

xuất hóa đơn điện tử

Những quy định chung về việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Bên cạnh những quy trình xuất hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy, doanh nghiệp cần phải lưu ý để tìm hiểu những quy định chung về việc chuyển đổi này. Tại Điều 10 của Nghị định 119/2018 đã quy định cụ thể về việc hóa đơn điện tử chuyển đổi ra hóa đơn giấy cần phải đảm bảo sự trùng khớp, đúng với nội dung của hóa đơn điện tửu và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

Đặc biệt, hóa đơn điện tử khi đã chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy này chỉ còn có giá trị để lưu giữ ghi số, theo dõi quy định của pháp luật về kế toán, về giao dịch điện tử chứ không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán. Trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.

Bên cạnh đó, tại Khoản 1 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính có hiệu lực đến năm 2020 hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định:  Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần.

NHỮNG ĐỐI NÀO TƯỢNG ĐƯỢC GIA HẠN KÊ KHAI NỘP THUẾ, TIỀN THUẾ ĐẤT? 

Danh sách các NCC hóa đơn điện tử hợp pháp được Cục Thuế công bố

Như vậy, việc xuất hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy đã được pháp luật quy định cụ thể, các doanh nghiệp cần phải theo dõi để tiến hành triển khai sử dụng một cách tốt nhất. Bên cạnh đó là việc tìm hiểu những quy định chung về việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để đảm bảo việc tiến hành chuyển đổi đúng theo quy định của pháp luật hiện hành.